¿Hay algo más desagradable que encontrarse con que su esperada entrega de café está desordenada?
Pues sí: ¡descubrir que su reclamación de carga ha sido rechazada por un error evitable!
Las entregas fallidas parecen ir en aumento. Cada vez oímos hablar de más palés rotos, torres derribadas, bolsas pinchadas e incluso pedidos parcialmente perdidos. Es un fastidio, es frustrante y a veces no hay mucho que hacer.
Pero, amigos, no todo es pesimismo. Hay formas de mitigar las pérdidas y aliviar los dolores de cabeza. Consulta nuestra lista de mejores prácticas para recibir entregas y, como siempre, ponte en contacto con logistics@ositocoffee.com si tienes alguna pregunta.
Juego básico
1. Antes de firmar el comprobante de entrega (POD), compruebe que todas las bolsas llevan las marcas ICO y que su integridad física es correcta . Es su derecho y su responsabilidad.*
2. Si algo está dañado -desde los envoltorios y flejes hasta el propio palé o GrainPro- anótelo en el POD.
3. Registre todos los daños con notas escritas y fotos para incluirlas en su reclamación.
- Si no se toma la molestia de escribir todas las notas por duplicado en el POD, al menos haga una foto de la copia marcada que va a enviar con el conductor.
- Haz fotos de las bolsas derramadas en el camión. Conmemora una bolsa rota con una foto.
- Pesar y registrar cualquier pérdida de una bolsa dañada.
*Recuerde: las condiciones de entrega de su contrato dicen "FOT ," lo que significa que usted, el comprador, acepta la propiedad del café en el momento en que se carga en el camión que se dirige hacia usted, incluidos todos los riesgos asociados a que esa carga llegue sana y salva hasta usted. (Es la misma forma en que importamos contenedores: asumimos la propiedad y el riesgo cuando las cajas se cargan en sus barcos). Odiamos decirles que no a ustedes, nuestros amigos, nuestros socios, pero Osito no puede responsabilizarse económicamente de reembolsarles la pérdida de peso o la falta de sacos una vez que el café sale del almacén. Estamos aquí para ayudar, y haremos lo que podamos, pero sin pruebas concretas, sin la documentación de entrega debidamente marcada, no podemos asegurar el éxito de una reclamación.
Subir de nivel
- Redacte los protocolos de recepción de entregas de su tostadero. Imprímalo. Guárdelo en algún lugar a mano, para que la gente pueda consultarlo cuando llegue el conductor. (Consejo profesional: péguelo en un portapapeles para ganar puntos extra).
- Ponga una copia de los comunicados de entrada a disposición de cualquier persona que pueda aceptar una entrega: es la forma más fácil de comprobar las marcas de las bolsas y los números de bolsa previstos.
- Si tiene problemas repetidos con un transportista (por ejemplo, Ward, XPO, R&L, etc.), incluso si los problemas no son catastróficos, comunique a su organizador de transporte que le gustaría evitar reservar con ellos durante un tiempo (o para siempre).
- Consulte a sus socios transportistas. Pregúntales si tienen transportistas preferentes para tu ruta de envío y asegúrate de que conoces sus procedimientos estándar para presentar reclamaciones.
No nos cansaremos de repetirlo: le conviene comprobar cada bolsa de cada entrega antes de firmar el papeleo y dejar que el conductor siga con su jornada. El café ya le pertenece. Ese papeleo y las fotos que puedas hacer de los daños en el momento de la entrega son tus pruebas más sólidas para reclamar el reembolso al transportista. ¿Por qué? ¿El conductor es impaciente? Pues claro que sí. Intenta ofrecerle una taza de café mientras espera. A lo mejor te conviertes en su parada favorita.
La pandemia no ha terminado. Los congestionados puertos, almacenes y rutas marítimas aún no se han recuperado de la escasez de personal. Las importaciones no han disminuido. Osito está trayendo más cafés deliciosos, producidos con esmero y obtenidos con amor que nunca, y lo único que queremos es que lleguen a tus manos frescos, sanos y salvos. Y con los niveles de humedad y actividad del agua adecuados, pero eso es otro post para otro día...
Hasta entonces, ¡feliz asado, amigos!
Cassie